エンジニア以外も巻き込んだ年末LT会の運営をしてみた
はじめに
2019年初めてのテックブログ更新です。どうも@amymdです。今年もオールアバウトテックブログをどうぞよろしくお願いいたします。
さて本題ですが、2018年12月に毎年年末恒例の【年末LT会】を開催しました！
昨年度の記事はこちら↓
今回は前回と違い、エンジニア以外も参加OKなビアバッシュ形式のイベントとして開催しました！
そのイベントを企画・運営するにあたりどのようなことをしたのか、本記事で紹介したいと思います。
年末LT会とは
年末LT会とは、毎年年末に開催されている、その年にあった出来事や技術・趣味に関することなどをライトにトークする会です。
昨年度までは、システム部のメンバーのみの参加として、企画・運営は技術推進ユニット「Team Tech Ball」が行っていました。
Team Tech Ballの活動について知りたい方はこちら↓ allabout-tech.hatenablog.com
今回から、なぜエンジニア以外も参加OKになったのかというと、
11月ごろにメディア開発部エンジニアの@wantonbeさんより、「エンジニアがもっと事業に貢献できるような環境づくりとして、気軽なエンジニアのアウトプットの場を設け、企画の人にもエンジニアをもっと知ってもらえるようなイベントをしたい」という提案がありました。
そこで、「エンジニア発で、エンジニア・ビジネスを巻き込んだ、組織・連帯感をつくる」をひとまずゴールとして、具体的には下記の内容としました。
- エンジニアが気軽にアウトプットできる場づくり
- エンジニア以外の方々にもっとエンジニアに興味を持ってもらえる状態
…ということで、各グループや部署を横断した交流を目的とし、開催形式は下記のように決定しました！
- ビアバッシュ形式でピザ、軽食、飲み物を用意。途中参加&退室も自由
- LTのテーマは自由（今年の振り返り、技術や趣味に関すること、最近気になること、何かをアツく語りたいことなどなど）また、発表者の他薦も有り！
企画から開催までのスケジュール
せっかくなら社内の広報・人事も巻き込んで企画しようという話になり、合計8名の「年末LT会運営チーム」を立ち上げ11月頃から打ち合わせを行いました。
しかし、なかなか全員が揃う時間が限られていたため、基本的には社内のコミュニケーションツールであるSlackでやり取りをしつつ、事前にスプレッドシート等で相談したいことを共有してから打ち合わせをするようにしました。 打ち合わせでは下記のような内容を相談しました。
- 予算
- 開催日時・場所
- 当日のタイムスケジュール
- 当日の役割
- 参加者の告知方法
社内での告知
開催日時などが決定してからは、下記の方法で社内に広報しました。
- 全社メール
- Slack
- ビラ作成
事前に参加者の登録とライトニングトーク発表者の募集用にGoogleフォームを作成し、そのURLをQRコードが読み取れるようなビラを作成して社内のいたるところに貼りました！
その結果、事前に申し込みがあったのはなんと合計35人でした！ また、ビラ効果によりメールやSlackに気づいていない人たちにも存在を意識してもらうことができ、当日の飛び入り参加者はさらに増えました！
そして年末LT会が開催！当日の様子
当日はあらかじめ注文していたピザや飲み物を準備し、途中参加のしやすい雰囲気の会場設営を行いました。下記のタイムテーブルで開催され、LTの発表時間は一人あたり5分（時間を過ぎたらタイマーがなります！）としました。
当日のLTのテーマは下記の通りでした。発表者は合計13名で、その中には途中まで発表を見ていて「自分もLTしたい！」と思い飛び入りLTをしてくれた方もいらっしゃいました！本当みなさまありがとうございました！
退屈な日常からの脱却 僕が日報に日付を書かない理由 子育てを通じた自己紹介 私の好きな食べ物 スーパーマリオ 1-1 解説 コンビニおにぎりにいくら搾取されているか ベトナムに一ヶ月滞在して感じた3つのこと AAグループ社員が筋トレをすべき100の理由 子どもの能力開発講座 連絡帳サービスについて お菓子コミュニケーションのすゝめ 最近のおめでたい事 おすすめ映画 2018年のSlackを振り返る
どんな発表内容だったのか、詳しくはオールアバウトのオウンドメディアで紹介されているため、興味ある方はぜひご覧ください。
「Fun/Done/Learn」による振り返りの実施
年末LT会が終了し、後日運営メンバーで振り返りを行いました。 振り返りには「Fun/Done/Learn」という手法を使いました。Fun、Done(またはDeliver)、Learnという3つの軸とその重複でチームでやったことを振り返ります。詳細は下記の記事をご覧ください。
まずは最初に、ざっくり「開催前・開催中・開催後」とタイムライン形式で、気づいたことや感じたことをそれぞれ付箋に書き出し、それを壁に貼り出してまとめました。書いてある内容が似てるものは近くに寄せるよう整理した後、全員で共有を行いました。
やったことを思い出したあとは、「Fun, Done, Learn」の3つの円に当てはまるように先ほどの付箋を移動させたり新しく付箋を追加したりしながらみんなで分類を行いました。
会話をしながらひとつひとつの付箋を分類する過程のなかで「プレゼンが上手な人からプレゼン力が学べた！」という気づきや「このやりかたは良かった！」など、ひとりひとりの気付きが全員の知見として共有できるのはとても良かったです（筆者ははじめてのFun/Done/Learnでした）
最終的な円の形は下記のようになりました。全体的に見てもわかるとおり、付箋の配置が中央（Fun/Done/Learn）に集まっていることから、この会は大成功と言えるのではないでしょうか！
まとめ
エンジニアだけでなく、今回からは企画、制作、グループ会社の事業企画など、普段あまり関わることのなかった人たちの話を聞くことができ、とても刺激を受けました。
今後の部署やグループを超えた仕事での連携につながったり、新たなコラボレーションを生み出したりするような良い機会になったと思います。今後も定期的に開催していきたいですね！
