今年も全社巻き込んだ年末LT大会を開催しました
この記事は、All About Group（株式会社オールアバウト） Advent Calendar 2019 25日目の記事です。
こんにちは、@k_shiotaです。
今年のAdvent Calendar 2019の最後は毎年恒例になりつつある年末LT大会の準備から実施までの流れを紹介したいと思います。
年末LT会とは
年末LT会とは、毎年年末に開催されている、その年にあった出来事や技術・趣味に関することなどをライトにトークする会です。
昨年から、全社的に行う方針となっています。
前回の開催についてはこちら↓ allabout-tech.hatenablog.com
目的
開催の目的は下記のように設定しました。
- 技術縛りをせず、みんなでとにかく発表して話すこと
- エンジニア同士や部署を横断した交流
参加人数を記録して数字としても把握します。
企画から開催までのスケジュール
前回同様、社内広報・人事も巻き込んで全社的にやる方針に変わりは有りません。
合計9名の「年末LT会運営チーム」を立ち上げ11月中旬頃から準備をはじめました。
目的を確認し前回の経験を活かしつつ事前にスプレッドシート等で相談したいことを共有してから打ち合わせをするようにしました。
はじめて運営側となった自分にとって前回を知っている方たちは心強かったです。
打ち合わせでは下記のような内容を相談しました。
前回で出た問題点も踏まえて進めました。
- 予算
- 開催日時・場所
- 当日のタイムスケジュール
- 当日の役割
- 参加者の告知方法
前回の経験を生かして
前回はピザが少なかったという意見もあったため、ピザの量を増やし非公式カレー部の料理も提供してもらえました。
そして、コミュニケーションを取りやすくするために立って聴くスペースを多く用意しました。
社内での告知
開催日時などが決定してからは、下記の方法で社内に広報しました。
- 全社メール
- Slack
- ビラ作成
事前に参加者の登録とライトニングトーク発表者の募集用にGoogleフォームを作成し、そのURLをQRコードが読み取れるようなビラを作成して社内のいたるところに貼りました！
発表者はやはり集まりにくいのですが、参加申込みのフォームに誰から話を聞きたいかなどのアンケートを取るようにしました。
- 「この人の話が聞きたい！」があれば、その人の名前を書いて下さい
- 推薦する場合は、その人に話して欲しい内容・テーマなどを自由に書いて下さい
こうしたことで発表の依頼がしやすくなり、無事に増やすことも出来ました。
年末LT会、当日の様子
当日は下記のタイムテーブルで開催され、LTの発表時間は一人あたり5分（時間を過ぎたらタイムキーパーのベルがなります）としました。 食事の用意やカレーの準備も裏で進めています。
当日のLTのテーマは下記の通りでした。発表者は合計12名でした！みなさまありがとうございました！
終始笑いやツッコミが起こる展開で和気藹々とした会場でした。
この発表を聞いてみたいということでしたら、ぜひ遊びに来てください。
振り返ってみて
前回の反省点で上がっていた点が改善されて、前回よりも運営の準備に不足はなかったと思います。
開催時間については週末の夕方となりましたが、時間帯によっても参加者の数に変化がありそうです。（例えばランチの時間とか）
事前に発表内容を共有していたためこの話を聞きたいと思った方はその時だけふらっと聴きにいらっしゃることもありました。
参加者の把握はポストイットに名前を書いてもらってフィードバックの数で把握していましたが、一気にどっと参加者が増えたときに名前がかけなかったりするのでもう少し違った形が良かったかもしれません。
振り返りは時間を取ってやりたいと思っています。
まとめ
前回もそうでしたが、普段あまり関わることのなかった人たちの話を聴くことができました。 部署間やグループ間のつながり、さらには社外とのつながりを増やすべく、来年もいろいろな取り組みをやっていきたいと考えています。
メリークリスマス🎄🎅🛷
